Goedkeuring ontwerpnotulen raad voor maatschappelijk welzijn van 21 oktober 2024

Stemming over het besluit: met eenparigheid

BESLUIT

De voorgelegde ontwerpnotulen van de raad voor maatschappelijk welzijn worden goedgekeurd.

Overzicht klachten en beleidssuggesties 2023

Situering

Zoals omschreven in de procedure met betrekking tot melding, klacht en (beleids)idee wordt eenmaal per jaar aan de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn en de raad van bestuur een overzicht bezorgd van de klachten en beleidssuggesties.

Wettelijke gronden

Decreet lokaal bestuur - art. 41 en art. 302-303

Omzendbrief Vlaamse regering 2014/10 - Leidraad voor de organisatie van het klachtenmanagement, ter uitvoering van het decreet van 1 juni 2001 houdende toekenning van een klachtenrecht ten aanzien van de bestuursinstelling - actualisering. 

Goedkeuring procedure door de raad van bestuur op 8 maart 2022.

Goedkeuring procedure door de raad van maatschappelijk welzijn op 25 oktober 2021.

Goedkeuring procedure door de gemeenteraad op 25 oktober 2021.

Toelichting en advies

In 2023 werden er acht beleidssuggesties en zestien klachten ontvangen.

Klachten:

Er waren vier klachten niet ontvankelijk waarbij het ging over mening spuien zonder enige uitleg, documenten die verkeerdelijk werden bezorgd, kostenvergoeding voor beplanting op openbaar domein en een anonieme klacht. De overige klachten waren ontvankelijk.

De verschillende klachten kwamen binnen via het klachtenformulier (5), via het e-mailadres van het onthaal, van de algemeen directeur, milieudienst en burgemeester (8), telefonisch (1), per post (1) en mondeling (1).

Alle klachten werden binnen de opgestelde termijn van 45 dagen beantwoord.

De klachten zijn verspreid over de onderstaande diensten:

Beleidssuggesties:

De verschillende suggesties waren ontvankelijk en kwamen binnen via het klachtenformulier (4), via het e-mailadres van de betrokken dienst, van de algemeen directeur, onthaal en communicatie (4). Alle suggesties werden beantwoord.

KENNISNAME

LDC: Reglement voor verhuur aan derden

Toelichting door lid vast bureau Elke Verlinden.

Situering

Vanuit de inwoners van Varenwinkel is er veel vraag naar de huur van de polyvalente zaal. In bijlage zit een voorstel voor gebruiksreglement voor de polyvalente zaal in LDC De Kapel in Varenwinkel.

Toelichting en advies

De basis voor dit nieuwe reglement is opgemaakt vanuit de reglementen voor de gemeentelijke zalen, zoals de parochiezalen, aangevuld met elementen uit de reglementen voor verhuur van zalen in VTC de Mixx. Tarieven zijn dus ook voornamelijk gebaseerd op de gemeentelijke zalen. 

Dit reglement maakt een onderscheid tussen drie mogelijkheden voor gebruik van de zaal:

●         gebruik zaal voor activiteit samen met LDC

●         gebruik zaal door vereniging of (beroeps)organisatie, los van activiteit samen met LDC

●         gebruik door particulieren (volledig privé).

Aangezien het niet mogelijk om de polyvalente zaal te gebruiken zonder de cafetaria (voor toegang tot de drankenvoorraad) en de rol tussen de cafetaria en de polyvalente zaal niet geluidswerend is, is het aangewezen dat ieder gebruik van de zaal tijdens de week wordt besproken met de centrumleider.

Omdat het voor de vrijetijdsdiensten makkelijk is om de zaal mee te kunnen aanbieden als iemand naar beschikbare zalen vraagt, willen we de zaal mee in het reservatiesysteem van de andere gemeentelijke zalen zetten, maar voor privéverhuur wordt alleen verhuur in het weekend voorzien.

De financieel directeur, het vast bureau en het beheersorgaan vrijetijdsinfrastructuur gaven een positief advies.

Argumentatie van de raad voor maatschappelijk welzijn leidende tot het uiteindelijke besluit

De raad voor maatschappelijk welzijn volgt het voorstel van de administratie.

Stemming over het besluit: met eenparigheid

BESLUIT

Artikel 1:

Goedkeuring te verlenen aan het reglement voor gebruik van de polyvalente zaal in LDC De Kapel in Varenwinkel.

Artikel 2:

Dit reglement te laten ingaan vanaf 1 januari 2025.

Aanpassing 6 meerjarenplan 2020-2025 gemeente en OCMW

Situering

Er dient zich een herziening aan van het meerjarenplan 2020-2025.

De voorliggende herziening van het meerjarenplan heeft vooral betrekking op het jaar 2025, maar ook de kredieten van 2024 dienen op een aantal plaatsen bijgestuurd te worden. Waarom dient het meerjarenplan 2020-2025 herzien te worden? Enerzijds dient er, binnen het kader van het meerjarenplan, jaarlijks een formele vaststelling te gebeuren van de kredieten van het komende jaar (i.c. 2025) en anderzijds dienen er acties en kredieten bijgestuurd te worden op basis van nieuwe evoluties, nieuwe inzichten of nieuwe opportuniteiten.

Het meerjarenplan, officieel 2020-2025, dient steeds minimaal 3 jaar vooruit te kijken. De jaren 2026-2027 dienen dus minimaal toegevoegd te worden; ook al blijven de verplichte evenwichten in 2025 aangetoond te worden. Het bestuur heeft er voor gekozen om het meerjarenplan cijfermatig door te trekken tot en met 2028 om aan te tonen dat de financiële evenwichten ook op die termijn behouden blijven. De acties en ramingen opgenomen voor de jaren 2026-2028 zijn echter richtinggevend, maar zijn geen voorafname aan eventuele keuzes of bijsturingen van een volgende legislatuur en een volgend meerjarenplan (2026-2031).

Wat het doelstellingenplan (2020-2025) op zich betreft, handhaaft het bestuur de doelstellingen en actieplannen die initieel, bij opmaak van het meerjarenplan, geformuleerd werden. In 2020 en 2021 had de coronacrisis een belangrijke impact op de werking van gemeente en OCMW. In 2022 werd deze crisis opgevolgd door de oorlog in Oekraïne en zijn gevolgen.

Wettelijke gronden

Decreet lokaal bestuur 22 december 2017.

Besluit Vlaamse regering 30 maart 2018 m.b.t. de BBC (Beleids- en beheerscyclus).

Ministerieel besluit 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen.

Omzendbrief KB/ABB 2019/4 m.b.t. de strategische meerjarenplannen.

Omzendbrief KBBJ/ABB 2020/3 m.b.t. de aanpassing van de meerjarenplannen.

Toelichting en advies

Het meerjarenplan is initieel opgesteld voor een periode van 6 jaar (2020-2025). Dit is echter geen statisch document, maar een beleidsnota die te gepasten tijde kan en moet bijgestuurd worden. Dit kan een gevolg zijn van externe factoren (bijv. coronacrisis, oorlogen in Oekraïne en Gaza, energiecrisis, inflatie, ...) die een impact hebben op de actieplannen, maar kan ook het gevolg zijn van interne factoren en eventueel gewijzigde keuzes. In de voorliggende herziening (nr. 6) van het meerjarenplan zijn er als gevolg van deze factoren aanpassingen nodig aan het initiële meerjarenplan.

Vanaf 5 december 2024 komen de nieuwe bestuursorganen in functie. In die optiek is er voor geopteerd om aan de vorige aanpassing van het meerjarenplan (december 2023) slechts minimale wijzigingen aan te brengen. De nieuwe bestuursploeg kan desgewenst middelen heroriënteren binnen de bestaande budgetten in 2025 of kan bij grotere wijzigingen opteren voor een aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 in de loop van 2025. In de loop van 2025 zal er sowieso een nieuw meerjarenplan 2026-2031 dienen uitgewerkt te worden.

De belangrijkste wijzigingen aan het meerjarenplan zijn het inbrengen van recentere ramingen op het vlak van aanvullende personenbelasting (positief), opcentiemen onroerende voorheffing (negatief) en de responsabiliseringsbijdragen (positief). Andere wijzigingen hebben dan weer betrekking op bijgestuurde toelagen 2025 van bijv. politiezone, brandweerzone en kerkfabrieken. Op het vlak van energiekosten (elektriciteit, aardgas, brandstoffen) konden de eerdere ramingen wat verlaagd worden.

Dankzij de financiële buffer die gemeente en OCMW hebben en de positieve rekeninguitslag 2023 (exploitatierekening ca. 1.963.000 euro extra bonus), zijn er, ondanks de verschillende crisissen van de afgelopen jaren, geen fundamentele of structurele besparingen nodig.

Netto blijven de noodzakelijke financiële evenwichten behouden, en dit ondanks de grote uitdagingen van het moment: een hoge inflatie met o.a. impact op de personeelskosten en de bouwkosten van heel wat projecten die op stapel staan of lopende zijn, de volatiele energieprijzen, dalende energiedividenden, vermindering, vooral vanaf 2026, van een aantal Vlaamse subsidies (Eliacompensatie, subsidies kinderopvang)...

Het budgettair resultaat (100.652 euro in 2025) wijzigt nauwelijks t.o.v. het initiële meerjarenplan (-2.478 euro) en de autofinancieringsmarge (AFM) verbetert. In 2025 bedraagt de AFM 1.006.444 euro (+401.789 euro t.o.v. initiële meerjarenplan). Er blijft dus marge voor de toekomst, voor nieuwe initiatieven of voor de opvang van onverwachte zaken.

Voor 2028 bedraagt het geraamde budgettaire resultaat + 100.248 euro en de autofinancieringsmarge 440.144 euro (+ 96.171 euro t.o.v. vorige aanpassing van het Meerjarenplan).

Samengevat hebben de voorgestelde aanpassingen het volgende effect:

Argumentatie van de raad voor maatschappelijk welzijn leidende tot het uiteindelijke besluit

De raad voor maatschappelijk welzijn sluit zich aan bij het voorstel van de administratie.

Stemming over het besluit: met eenparigheid

BESLUIT

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de zesde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 en de aangepaste kredieten voor 2024 en 2025 (gedeelte OCMW Herselt) vast.

Artikel 2:

De zesde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 (gedeelte OCMW Herselt) ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.